Reglement voor deelnemers aan de straat parade.

14 augustus 2011

In dit reglement staan de regels die bij deelname aan het Caribisch Festival Geleen gelden als een contract tussen de organisatie en de deelnemers. In dit contract wordt met ”de organisatie” Bedoelt, de organisatie van het Caribisch Festival Geleen, te weten stichting Evenementen Zuid Nederland.

Met ”de deelnemer” wordt bedoeld de leider/leidster van een groep of individu.

Een groep:

Een groep moet bestaan uit gekostumeerde personen die een minimum leeftijd moeten hebben van 15 jaar die gezamenlijk een thema moeten uitbeelden. De groepen kunnen gebruik maken van een geluidswagen voor een Dj of band/brass band voor muzikale ondersteuning.

Om onduidelijkheden te voorkomen zullen contacten tussen de organisatie en de deelnemende groepen alleen geschieden via de groepsleider. Het thema dat tot uitbeelding wordt gebracht en de kwaliteit van het optreden tijdens de parade dienen van goede kwaliteit te zijn.

Je kunt je in vier categorieën inschrijven:

Groep: 0 tot 25 Personen.

Groep: 25 tot 50 Personen.

Groep: 50 tot 100 Personen.

Groep met praalwagen.

Geluidswagen: het contacteren van een dj voor muzikale ondersteuning van de groep is de verantwoordelijkheid van de groepsleiding. De organisatie draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de kosten hiervan. De dj installatie + stroom aggregaat kan in overleg bij de organisatie gehuurd worden voor een bedrag van € 350,00 euro. De groepsleiding blijft wel verantwoordelijk voor schade die kan ontstaan aan de gehuurde materialen van de organisatie hiervoor zal ook een verklaring getekend moeten worden door de groepsleiding.

De organisatie stelt aan de groepen met een dj of band gratis ter beschikking:

1. een open motorwagen met open laadbak met chauffeur (of terreinwagen met chauffeur+ aanhangwagen, afhankelijk van de het aanbod en de installatie).

De wagen wordt vlak voor de straat parade afgeleverd op de opstel plaats van de parade ( Bernhardstraat ). Let er op dat het maximale geluids niveau in de parade maar 80 dB mag zijn .

Praalwagen:

Het deelnemen met een praalwagen aan de parade is geheel op eigen risico en op kosten van de groep. De praalwagen mag niet breder zijn dan 3 meter, 7 meter lang en 4 meter hoog . Dit i.v.m. met de route door de binnenstad.

Proviandwagens:

De organisatie draagt geen zorg voor proviandwagens.

Financiële tegemoetkoming:

De organisatie kan dit jaar een kleine financiële vergoeding betalen aan de groepen. Dit hoogte van de vergoeding gebeurt in overleg met de groepsleider.

Busvervoer:

De organisatie biedt in overleg met de deelnemende groepen een retour reis aan naar Geleen met een touringcar (max. 45 personen), rijdend van en naar 1 vast punt. Dit punt moet ook het adres zijn wat op het inschrijf formulier staat ingevuld. Deze zal de groep op zondag morgen om 10.00 uur komen ophalen op plaats van vertrek en zal verteken om 17.30 uur vanuit Geleen. De bus vertrekt op het afgesproken tijdstip en wacht niet op laatkomers. De organisatie behoud zich dat ze meerdere groepen in 1 bus kunnen plaatsen indien voldoende plaatsen. Als de hele groep niet aanwezig is op de afgesproken plaats en tijd dan wordt de bus in rekening gebracht door de organisatie aan de groepsleider incl. de evt. andere bij komende kosten .

Drank onder de optocht:

Het is strikt verboden om alcoholisch dranken te drinken onder de optocht.

Volgorde Parade:

De organisatie maakt twee weken voor aanvang van de parade een voorlopige volgorde, deze wordt dan naar alle groepen gestuurd via het e-mail adres wat ze hebben ingevuld op het inschrijf formulier. In de voorlopige volgorde wordt rekening gehouden met kleurstelling, het thema en de muzieksoort.

Een Brass Band:

Een brassband moet bestaan uit minimaal 10 personen die een minimum leeftijd moeten hebben van 15 jaar die gezamenlijk een mooi een verzorgt geheel dienen uit te stralen.

De brassband kunnen gebruik maken van een eigen dans groep in de parade.

Om onduidelijkheden te voorkomen zullen contacten tussen de organisatie en de deelnemende groepen alleen geschieden via de groepsleider. Het thema dat tot uitbeelding wordt gebracht en de kwaliteit van het optreden tijdens de parade dienen van goede kwaliteit te zijn.

Je kunt in vier categorieën inschrijven:

Brass band: 0 tot 25 Personen

Brass band 25 tot 50 Personen

Brass Band met dansgroep < 35 personen

Brass band met dansgroep > 35 personen

Proviandwagens:

De organisatie draagt geen zorg voor proviandwagens.

Financiële tegemoetkoming: 

De organisatie kan dit jaar een kleine financiële vergoeding betalen aan de groepen. Dit hoogte van de vergoeding gebeurt in overleg met de groepsleider.

Busvervoer:

De organisatie biedt in overleg met de deelnemende groepen een retour reis aan naar Geleen met een touringcar (max. 45 personen), rijdend van en naar 1 vast punt. Dit punt moet ook het adres zijn wat op het inschrijf formulier staat ingevuld. Deze zal de groep op zondag morgen om 10.00 uur komen ophalen op plaats van vertrek en zal verteken om 17.30 uur vanuit Geleen. De bus vertrekt op het afgesproken tijdstip en wacht niet op laatkomers. De organisatie behoud zich dat ze meerdere groepen in 1 bus kunnen plaatsen indien voldoende plaatsen. Als de hele groep niet aanwezig is op de afgesproken plaats en tijd dan wordt de bus in rekening gebracht door de organisatie aan de groepsleider incl. de evt. andere bij komende kosten .

Drank onder de optocht:

Het is strikt verboden om alcoholisch dranken te drinken onder de optocht.

Volgorde Parade:

De organisatie maakt twee weken voor aanvang van de parade een voorlopige volgorde, deze wordt dan naar alle groepen gestuurd via het e-mail adres wat ze hebben ingevuld op het inschrijf formulier. In de voorlopige volgorde wordt rekening gehouden met kleurstelling, het thema en de muzieksoort.

Algemene punten:

· Aangezien we voor het evenement openbare wegen gebruiken dienen normen en waarden van goed fatsoen en regels van de wet gerespecteerd te worden.

· De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verloren, gestolen of beschadigde voorwerpen.

· Tijdens de parade dienen de aanwijzingen van de organisatie en of Politie strikt opgevolgd te worden.

· Elke groep is zelf verantwoordelijk voor een aansprakelijkheidsverzekering.

· Bij het niet naleven van deze regels en of door negatief gedrag kan de organisatie over gaan tot het royeren van groepen of brassband. Deze sanctie kan ook zijn: het niet uitbetalen van de afgesproken vergoeding. Het diskwalificeren van een groep en deelname volledig uitsluiten ook voor andere jaren.

· Met het ondertekenen van het contract verklaart de groepsleiding op de hoogte te zijn van de in dit contract opgenomen reglement en accepteert deze om na te leven.

Inschrijven kan door onderstaande gegevens volledig in te vullen en retour te sturen naar:

Caribische Festival Geleen
Prins Bernhardstraat 40 6043 BH Roermond

Naam van Groep:

Naam groepsleid(st)er:

Adres:

Postcode/ Woonplaats:

Telefoon Thuis:

Mobiel:

E-mail Adres:

Categorie:

Aantal Deelnemers:

Wilt u een geluidwagen huren incl. installatie voor € 350,00

Wij hebben een Dj / Band bij:

Wij hebben een praalwagen :

Ondergetekende verklaart hierbij het reglement voor deelname aan de Parade te hebben ontvangen en hiermee akkoord te gaan .

Plaats:

Datum:

Handtekening: